Después de un tiempo ausente por estos lares, he de comunicar que ha sido por buenos motivos y obviamente por ello, siento que no ha sido tiempo perdido.
Básicamente he tenido el tiempo ocupado realizando un Plan de Mantenimiento, compilación de datos e implantación de un programa GMAO en una serie de Hostels en los cuales, sus dueños quieren tener un mayor/mejor control de la actividades tanto preventivas como correctivas que se han de realizar en los mismos.
En este sentido soy un neófito, pero gracias a la formación y el sentido común, realicé un guión de los pasos que se suponían debía ir realizando. Obviamente pensé en compartirlo aquí, por si a alguien le resulta útil...y por supuesto (y lo agradecería mucho), me gustaría que podría cambiar en él para mejorarlo.
Los pasos que he seguido son los siguientes:
- En primer lugar, es necesario obviamente un programa GMAO. Actualmente hay infinidad de ellos, con un precio más o menos asequible según el nivel de la empresa y según la actividad de la misma. En nuestro caso, elegimos un programa GMAO orientado a la gestión hotelera en el que las actividades y el funcionamiento está orientado a dicho sector y permite ser entendido mejor.
- Creación de una estructura esquematizada que contenga todos los activos presentes en los Hostels. La mejor forma de esquematizar es de manera arbórea, pues la clasificación es más clara y se sabe de que punto partimos y a cual debemos llegar.
- Una vez planteado y aprobado el esquema, hay que nutrir el programa GMAO con los datos del mismo. Es uno de los momentos más cansados del proyecto, pero necesario. (Los grandes programas GMAO ofrecen dentro de su precio este proceso).
- Introducido los activos, habrá que completarlo con el árbol de personal y sus cargos correspondientes para la distribución correcta de tareas.
- Codificación de tareas, para que sobre todo las de carácter periódico puedan ser planificadas fácilmente.
- Nutrir el programa con dichas tareas.
- En mi caso, aunque no es necesario, he realizado una codificación de los repuestos existentes en los Hostels, tales como: toners de impresión, recambios de iluminación, utensilios de limpieza y menaje, etc.
- Introducción del inventario en el programa para así conocer el stock del mismo.
- Introducción en el programa de gestión de las pautas de nuestro Plan de Mantenimiento, pues como es obvio, estos programas no crean un plan de mantenimiento, solo lo gestiona. Por tanto, es necesario tenerlo definido con anterioridad.
- Creación de los documentos personalizados como son: órdenes de trabajo e informes de intervención.
- Determinación de como van a realizarse dichas actividades de funcionamiento.
- Determinación y diseño de la información que va a devolver el sistema y que permitirá tomar las decisiones adecuadas.
Obviamente, para que esto salga adelante, cabe recordar que tendríamos que tener definida una serie de pautas o tareas para que cuando sean necesarias estén listas.
- Tener definido el Plan de Mantenimiento.
- Tener realizado un inventario.
- Tener definido un organigrama del personal.
- Tener definido el flujo de una orden de trabajo.
- Definir un responsable para las salidas y entradas del almacén.
- Definir un responsable de compras.
- Tener claro el número de informes que serán necesarios.
Aunque no es una actividad difícil de realizar, si que necesita de un nivel de organización muy alto, pues es necesario que no se nos escape nada, y eso es bastante difícil. El comienzo será duro, pero las ventajas que ganamos se notarán desde el primer momento.
Si posees un negocio donde has de mantener varias instalaciones y dichas actividades te suponen un quebradero de cabeza, creo que esta solución puede ayudarte, y hasta ahora, puedo hablar desde la experiencia.
Un saludo y gracias por vuestro tiempo.
Manuel Fernández del Río
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